顺平县腰山镇人民政府
综合行政执法案卷管理规范
第一条 为了规范行政执法案卷管理，根据《中华人民共和国行政许可法》《中华人民共和国行政强制法》《中华人民共和国行政处罚法》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等有关法律法规，结合我镇实际，制定本规范。
第二条 本办法所称行政执法，是指本镇依法履行行政处罚、行政许可、行政强制、行政征收、行政征用、行政确认、行政裁决等行政职责的行为。
本办法所称行政执法案卷，是指本镇在实施行政执法过程中直接形成的、反映执法活动情况、有保存价值的各种行政执法文书、证据及其他相关材料，包括通过行政执法信息系统形成的行政执法电子档案。
第三条 本镇档案室负责本单位行政执法案卷的日常管理工作。
第四条 本镇应当加强行政执法信息化建设，并按照规定将行政执法活动纳入全省的行政执法信息化系统和档案管理系统，逐步实现行政执法案件网上办理、行政执法档案存量数字化和增量电子化管理。
通过技术手段实现同一执法对象的文字记录、音像记录集中储存。
第五条 行政执法机构要规范行政执法台账，台账内容设置全面、合理，明确专门记录人员，对立案查处的案件，要登记编号，不得随意撤销案件登记。
第六条 法律文书制作、使用、立卷归档应当严格执行国家、省、市及上级业务主管部门制定的各类文书标准和立卷归档标准。
第七条 行政执法案卷由案卷封皮、卷内目录、入卷文书材料以及卷内备考表组成。
第八条 行政执法的案件应当一案两卷（正卷、副卷）。
在实施行政执法过程中制作的有法律效力和法律意义的文书及其所附材料应当归入正卷；在实施行政执法过程中形成的内部请示、报告、批示、案件讨论记录等材料应当归入副卷。
第九条 行政处罚正卷应当按照下列顺序排列入卷文书材料：
1、立案审批表；
2、行政处罚权利义务告知书；
3、询问笔录；
4、检查（勘验）笔录；
5、抽样取证通知书；
6、抽样取证物品处理通知书；
7、先行登记保存证据通知书；
8、先行登记保存证据物品处理通知书；
9、行政处罚事先告知书；
10、陈述、申辩笔录；
11、行政处罚听证告知书;
12、行政处罚听证通知书;
13、听证笔录;
14、听证报告;
15、调查终结报告;
16、重大执法决定法制审核意见书；
17、案件集体讨论笔录；
18、案件处理内部审批表（通用）；
19、行政处罚决定书；
20、责令（限期）改正通知书；
21、行政处罚文书送达回证；
22、行政处罚案件结案报告；
23、当场行政处罚决定书；
24、行政违法案件移送函；
25、行政处罚强制执行申请书；
26、案卷封面；
27、案卷目录
第十条 行政许可正卷应当按照下列顺序排列入卷文书材料：
1、行政许可申请书；
2、行政许可申请受理通知书；
3、核查笔录；
4、询问笔录；
5、行政许可利害关系告知书；
6、陈述申辩笔录；
7、行政许可特别程序告知书；
8、行政许可特别程序审查情况表；
9、行政许可延期审批表；
10、行政许可延期通知书；
11、行政许可听证告知书；
12、行政许可听证公告；
13、举行行政许可听证通知书；
14、行政许可听证笔录；
15、行政许可决定审批表；
16、准予行政许可决定书；
17、不予行政许可决定书；
18、准予变更行政许可决定书；
19、不予变更行政许可决定书；
20、准予延续行政许可决定书；
21、不予延续行政许可决定书。
第十一条 行政强制措施正卷应当按照下列顺序排列入卷文书材料：
1、行政强制措施审批表；
2、查封（扣押）决定书；
3、查封（扣押）物品清单；
4、查封（扣押）通知书；
5、检测、检验、检疫或技术鉴定期间告知书；
6、行政强制措施当场告知书；
7、行政强制措施现场笔录；
8、行政强制措施延期审批表；
9、解除行政强制措施审批表；
10、解除行政强制措施决定书；
11、解除查封（扣押）物品清单；
12、申请法院强制执行申请书；
13、执法文书送达回证。
第十二条 行政强制执行正卷应当按照下列顺序排列入卷文书材料：
1、行政强制执行审批表；
2、法制审核意见书；
3、限制公民人身自由决定书；
4、限制人身自由家属通知书；
5、冻结存款（汇款）决定书；
6、冻结存款（汇款）通知书；
7、延长冻结期限通知书；
8、解除冻结通知书；
9、行政强制执行催告书；
10、陈述申辩笔录；
11、行政强制执行决定书；
12、代履行决定书；
13、代履行现场笔录；
14、划拨存款（汇款）决定书；
15、划拨存款（汇款）通知书；
16、行政强制执行公告；
17、强制执行现场笔录；
18、执法文书送达回证。
第十三条 副卷应当按照时间顺序排列内部请示、报告、批示等材料。
第十四条 卷内文书材料一般只保留一份。卷内文书附有多个附件的，其附件按照收集或者形成的时间先后顺序排列。
第十五条 行政处罚案卷应当装订成册。案卷装订采用三孔一线的装订方法，装订应当整齐、固定，不压字迹，便于翻阅。行政执法卷所含文书材料较多的，应当分册装订，每册不超过 200 页。
第十六条 对于难以入卷保存的物证、视听资料、电子数据等证据材料，有条件的，可以拍摄、冲洗或者打印后入卷；难以拍摄、 冲洗或者打印的，应当将相关证据材料装入证据袋另行保存。
第十七条 行政执法案件承办人员应当在行政执法事项结案后30日内完成材料收集和整理立卷，并按本单位档案管理规定连同执法台账一并移交归档。
第十八条 行政执法全过程记录资料，严格执行本镇制定的行政执法全过程记录办法和执法音像记录使用管理工作规范等规定。
第十九条 行政执法案卷的保管期限按照下列情形确定：
（一）涉及重大公共利益的案件档案、有重大社会影响的案件档案以及案件情况复杂、涉及多个法律关系的案件档案，永久保管；
（二）适用听证程序的案件档案、行政强制执行的案件档案，保管期限为10年；
（三）按照一般程序处理的案件档案，保管期限为5年；
（四）按照简易程序处理的案件档案，保管期限为2年。
第二十条 行政执法信息系统应当按照《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T 29194-2012）的基本功能要求设置档案管理模块或者系统，实现电子档案的捕获登记、分类组织、鉴定处置、统计管理、存储保管和检索利用，并采取措施有效保障电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。
第二十一条 行政执法电子档案的收集、整理、归档、编目按照《电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T 18894-2016）》执行。
第二十二条 永久保管的行政执法案卷，应当采用电子档案和纸质档案两种形式归档，自该行政执法事项结案之日起30日内予以打印立卷，并按规定时限向同级国家综合档案馆移交。
10年、5年和2年保管期限的行政执法档案，经档案行政主管部门审核确认，通过行政执法信息系统形成电子档案的，可以不再另行打印纸质档案存档。
第二十三条 同时存在电子档案与纸质档案的，二者应当在内容及版面格式上保持一致。
第二十四条 执法案卷立卷归档按照下列标准执行：
（一）行政处罚案件实行一案一卷、一卷一号制度。涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的案件，可以实行一案二卷，即正卷和副卷。
（二）卷内文书应当使用蓝黑色、黑色钢笔、签字笔书写。当事人提供的材料使用铅笔或圆珠笔的，入卷前应予复印。所有文书只存一份正本。
（三）案卷按照《文书档案案卷格式》（GB/T9705—2008）的要求立卷。
（四）卷内材料排列有序。可选择两种顺序排列：第一种顺序是按照办案过程顺序排列文书；第二种顺序是行政决定书和送达回证在前，其余文书按照法律文书、证据文书、其他文书设置分类排序。
（五）卷内文书采用阿拉伯数字逐页编写页码，正页在右上角、反页在左上角编写。
（六）不能随文书装订立卷的证据，应放入证据袋中，随卷归档，并在证据袋上注明证据的名称、数量、拍摄时间、地点等内容；不能随文书立卷装订的录音、录像或实物证据，需在备考表中注明录制的内容、数量、时间、地点、责任人及存放地点等内容。
（七）纸张无破损，破损文书应修补或复制。文书大小规格统一，文书过小的应衬纸粘贴切齐，文书过大的应折叠整齐。
（八）案卷中不得涂改，如确需涂改，必须在涂改处捺手印，并注明涂改的原因及理由。
第二十五条 行政执法案卷一经归档，任何人不得抽取、涂改、增删卷内文书材料。确需修改的，经本镇负责人审批同意后，可以修改，并由案卷管理人员在卷内备考表中详细记录修改的 时间、内容和原因等信息。
第二十六条 对超过保管期限的行政执法案卷及其对应的证据袋，经本镇负责人批准，依法处理。
第二十七条 行政执法案卷及行政执法全过程记录信息,因执法办案需要，调取或者查看资料必须按相关程序审批。未经批准不得擅自向任何人、任何单位提供执法案卷和现场执法记录信息。
第二十八条 本规范自印发之日起实施。
顺平县腰山镇人民政府
2020年8月25日
